Sauf accord contraire des parties, seules les lois du pays du greffe sont d'application.

download

Les Standard Dispute Rules (dénommée ci-après ‘le règlement’) sont utilisés au niveau national et international afin d’obtenir par conciliation ou par arbitrage, de façon rapide, simple et moins cher, une solution ou une sentence pour les litiges.

I. Conciliation

Chaque partie peut demander une conciliation. La demande de conciliation se fait par lettre, par fax ou par internet. Dans les 10 jours ouvrables, après paiement des frais administratifs, la partie adverse est informée de votre demande de conciliation.
Toute réponse ou réaction de la partie adverse est transmis à la demanderesse. Si le dossier présente de grandes difficultés, les paries peuvent demander afin d’éviter un procès, la désignation d’un expert ou un médiateur.
Après un mois ou si la tentative de conciliation échoue la partie la plus diligente peut démarrer la procédure d’arbitrage.

II. Expertise & Médiation

Toutes les parties peuvent de commun accord demander un expert ou un médiateur. Dans les 15 jours ouvrables, après paiement des frais administratifs, un expert ou médiateur est désigné. Les frais sont à charge des parties à parts égales. L’expert ou le médiateur doit, dans les 30 jours après sa désignation, rencontrer les parties et dans les 3 mois essayer de les concilier ou de fournir un avis clair.

III. Arbitrage

Avant tout arbitrage en première instance il est obligatoire d’avoir effectué une tentative de conciliation chaque fois que la loi l'impose.

Art. 1: Généralités

Depuis 1958 l’arbitrage est une procédure reconnu internationalement (traité de New York). Sauf accord contraire des parties, seules les lois du pays du greffe sont d'application. La loi est d’application pour tout ce qui n'est pas expressément prévu dans le règlement.

Art. 2: La compétence

Les parties qui n’ont pas prévu de clause d’arbitrage peuvent après la naissance d’un litige conclure une convention d’arbitrage. Une convention d’arbitrage doit être contenue dans un écrit signé par les parties ou dans tout autre document et les liant. Les litiges, que la loi interdit de soumettre à l’arbitrage, seront irrecevables.
Si l'une des parties refuse de prendre part à la procédure ou ne présente pas ses moyens dans les délais impartis, le litige sera néanmoins traité et l'affaire statuée.
Une partie peut s’adresser au juge pour obtenir des mesures conservatoires ou temporaires. Ceci ne signifie pas que cette partie renonce à l’arbitrage.
Aussi lors d’une contestation soudaine ou une opposition après avoir obtenu un titre exécutoire, pour une créance non contestée, le litige sera exclusivement tranché par arbitrage.

Art. 3: La procédure

La partie la plus diligente entame un arbitrage en envoyant par recommandé une ‘notification d'arbitrage’ (a) à la partie adverse et une ‘demande d'arbitrage’ (b) par recommandé au secrétariat en y renvoyant à la clause d'arbitrage.
La procédure est menée par écrit, sauf accord contraire. Chaque partie peut demander une audience avec débats et se faire assister et/ou représenter par un avocat ou un mandataire.

a) La notification d'arbitrage invite de façon formelle la partie adverse à faire connaître, dans les 15 jours ouvrables, son point de vu et contient le même dossier adressé au secrétariat.

b) La demande d'arbitrage est envoyé au secrétariat en même temps que la notification d’arbitrage. Elle contient l’identité complète des parties, une description précise de la plainte (principal, intérêt, dédommagement, ...) et une copie de la notification d’arbitrage avec sa preuve d’envoi.

c) L’enregistrement du dossier est confirmé par le secrétariat par lettre normale aux parties dans les 15 jours ouvrables.
La demanderesse est invitée à payer, dans les 15 jours ouvrables, une provision que le secrétariat estime nécessaire pour couvrir les frais. Si celle-ci n’est pas payée dans le délai fixé la demande d’arbitrage peut d’office être considéré comme retirée. Le secrétariat peut pour la provision, soit demander un cautionnement ou une garantie bancaire, soit en cas de grandes difficultés financières la réduire ou octroyer des délais.

d) Les délais
- Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la notification, la défenderesse doit envoyer son point de vue et ses pièces à la demanderesse ainsi que, en deux exemplaires, au secrétariat, avec preuve de son envoi à la demanderesse.
- Sauf convention contraire des parties, le greffe qui a été indiqué après expiration du précédent délai désignera le tribunal arbitral et en informera les parties dans les 20 jours ouvrables.
- Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception des conclusions de la défenderesse, la demanderesse doit communiquer ses conclusions finales et ses éventuelles pièces justificatives à la défenderesse et en double exemplaire au greffe avec la preuve de son envoi à la défenderesse.
- Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du susdit courrier, la défenderesse doit envoyer ses conclusions finales à la demanderesse et en deux exemplaires au greffe avec la preuve de son envoi à la demanderesse.
La demanderesse n'a plus de droit de réponse sauf si la défenderesse présente de nouveaux éléments. Le tribunal arbitral décide de façon souveraine sur ce point. Toutes conclusions et pièces reçues en dehors des délais établis peuvent être écartés des débats.
Toutes réceptions susdites sont considérées comme faites, soit 3 jours ouvrables après le dépôt au bureau d'expédition pour les envois nationaux, soit 6 jours ouvrables après le dépôt au bureau d'expédition pour les envois internationaux. La preuve du contraire est à fournir par la partie la plus diligente. Le récépissé de la poste vaut preuve d'envoi. Le jour de l'envoi n'est pas pris en compte dans le calcul des délais.
Les parties peuvent prévoir de remplacer l’échange écrit des conclusions décrit ci-dessus, par une audience immédiate. Dans ce cas elle aura lieu dans le mois suivant la désignation du tribunal arbitral.
Le greffe peut suspendre la procédure à chaque instant si les provisions demandées ne sont pas payées.
Une partie peut demander, sur requête motivée, la diminution ou la prolongation des délais. Le secrétariat ou le greffe se prononcent souverainement sur cette requête et peuvent aussi prolonger un délai si cela est utile pour le bon fonctionnement de la procédure. Toutefois, le tribunal arbitral peut requérir d'une ou de plusieurs parties de lui fournir des conclusions additionnelles pour tout point qui lui paraîtrait obscur.

e) Le prononcé
Dans les 10 jours ouvrables suivant la réception des conclusions finales de la défenderesse ou avant l’audience, le greffe transmet le dossier complet au Tribunal Arbitral. Dans les 20 jours ouvrables suivant la réception du dossier, le Tribunal Arbitral se prononce. Ce délai peut éventuellement être prolongé sur requête motivée du Tribunal Arbitral et après accord du greffe. Si passé ce délai aucune sentence est prononcée et aucune requête motivée de prolongation a été acceptée, la procédure est suspendue jusqu’à ce que le greffe désigne d’office un nouveau Tribunal Arbitral. Dans ce cas seul l’article 3e est d'application.
Le greffe communique la sentence aux parties. La sentence indique également la partie qui devra supporter les coûts, dans quelle proportion ils sont répartis et à qui ils sont dus ou à rembourser. Si lors de la première instance la défenderesse ne répond pas dans les délais, ni suite à la notification d'arbitrage et ni suite à l’information de la composition du tribunal arbitral, une sentence par défaut sera prononcée. Le tribunal arbitral peut déclarer d'office une sentence exécutoire par provision, à l'exclusion du cantonnement. Les parties s'engagent à mettre à exécution le prononcé. Le greffe dépose l'original de la sentence au greffe du tribunal public. Une partie peut, après son homologation, y demander le titre exécutoire (exequatur).

f) Les formalités
- Touts les envois entre les parties se font par recommandé, sauf si loi et les parties l’autorisent autrement.
- Les pièces doivent être envoyées au secrétariat ou au greffe par recommandé et sont numérotées et en DOUBLE exemplaire (4 X en appel).
- Le greffe peut demander aux parties des copies manquantes et supplémentaires ou imposer pour ceci un extra coût administratif.
- Les parties sont exemptées d’envois par recommandé au secrétariat ou au greffe si ceci se fait par courriel et entre parties à condition d’un accord après la naissance du litige.
- Les débats peuvent, s’il y a accord de toutes les parties, se faire par vidéoconférence ou par web.

g) Les litiges internationaux. Pour autant qu'elle soit complémentaire et non contradictoire à la législation nationale ou au règlement, la loi type des Nations Unies (CNUDCI, 21/06/85) est d'applicable. Si une des parties est située au-dehors de l'Union Européenne, tous les délais cités à l’article 3d) sont doublés.

h) En cas de faillite ou de décès d'une des parties, la procédure est suspendue pour un délai indéterminé. Elle est poursuivie à la demande de la partie la plus diligente, après le paiement de frais éventuels et avoir donné de la nouvelle identité des parties.

Art. 4: Le lieu et la langue

Le lieu du prononcé mentionné dans la sentence vaut comme lieu de l’arbitrage. Sauf accord contraire ceci est celui du siège du greffe. Elle peut être différente de l’endroit des débats qui est fixé souverainement par le greffe.
La langue de la procédure est choisie par les parties. Une procédure peut se faire en deux langues. À défaut d'accord, la (les) langue(s) de la procédure est (sont) celle(s) du pays du greffe. Les frais éventuels de traduction sont à charge de la partie qui présente les pièces dans une langue autre que celle de la procédure. La sentence est rédigée dans la (les) langue(s) de la procédure en fonction du lieu de l'exécution.

Art. 5: L’arbitrage multipartite

- Lors de litiges connexes ou indivisibles, entre les mêmes parties, le greffe peut ordonner d’office, à la demande d’une des parties ou du tribunal arbitral, la jonction de litiges, à condition que la même clause d'arbitrage soit mentionnée dans les pièces contraignantes. La jonction n’est pas autorisée si "une décision avant-dire-droit" a déjà été prise quant au fond de l'affaire.
- Les parties en litige donnent le droit à tout tiers intéressé d’intervenir dans la procédure. Le tiers doit par une convention accepter le règlement. L’assentiment du tribunal arbitral est obligatoire.

Art. 6: Le Tribunal Arbitral

a) La mission: Le tribunal arbitral se prononce quant à sa compétence, même si une des parties soulève des objections quant à l'existence et à la validité de la convention d'arbitrage. Toutes les décisions d'instances judiciaires, relatives au litige en cours, doivent immédiatement être communiquées au greffe.
La récusation d’un arbitre doit avoir lieu par requête motivée et recommandée au greffe dans les 10 jours après réception de la composition du Tribunal Arbitral. Le greffe en informe l’arbitre récusé. L'arbitre récusé doit se retirer dans les 10 jours ouvrables ou avertir le récusant qu'il ne se retire pas. Le remplacé éventuel se fait suivant les règles de désignation.
Il ressort de la souveraineté du tribunal arbitral d'entendre les parties ou leurs représentants, d'appeler des témoins, de descendre sur les lieux et si nécessaire de désigner des experts externes dont la mission sera précisée.
Un membre de la direction en personne, un secrétaire, un greffier ou un arbitre ne peuvent pas être tenus responsables des actes dans le cadre ou en rapport avec les Standard Disputes Rules. Tout litige sera uniquement tranché par arbitrage.

b) La désignation: Sauf accord contraire entre les parties, le greffe désigne UN arbitre en première instance et trois en appel.
Si les parties ont désigné de commun accord un tribunal arbitral, celui-ci peut confier les tâches du greffe et de l ‘appel à l’Institut d’Arbitrage.
En cas de décès ou d'empêchement légal d'un arbitre, le greffe se charge de son remplacement.

Art. 7: Recours en appel

Chaque partie a le droit d'interjeter appel dans un délai de 30 jours calendrier après la date d'envoi de la notification recommandée de la sentence arbitrale en première instance, sauf si après la naissance du litige les parties ont expressément exclu l'appel et que le prononcé en première instance n’est pas une sentence par défaut. Si le délai d’appel commence ou se termine durant les vacances judiciaires du pays du greffe, celui-ci est prolongé jusqu’au quinzième jour de la nouvelle année judiciaire. Une fois ce délai écoulé il n’est plus possible d’interjeter appel.
La requête d'appel doit être envoyée par recommandé au greffe. Dès la première requête recommandé du greffe, l'appelant doit payer, dans les 15 jours ouvrables, l'enregistrement et la provision demandée. Le greffe fixe souverainement la provision. Si les frais d'enregistrement et la provision demandée n'ont pas entièrement été payés dans les 15 jours ouvrables, ledit appel est considéré comme inexistant. La procédure en les délais en appel sont les mêmes que la procédure en première instance (III Art.3) à cette différence près que c'est le greffe qui notifie l'arbitrage en degré d'appel après que les frais d'enregistrement et de provision ont été payés, et cette notification en appel fait également office d'enregistrement.
Le tribunal arbitral en appel est composé de trois arbitres.

IV. Mini-arbitrage

(arbitrage simplifié pour créances incontestées)

Pour une créance dans d’une dette déter-minée qui n’a pas été contestée par recommandé dans les 30 jours à partir de l’échéance il suffit de demander un arbitrage par courrier ou Internet à la «Commission des créances incontestées ».
Dans les 15 jours, après couvrement des frais, le greffe notifie au débiteur par recommandé en une fois l’arbitrage, l’enregis-trement et la désignation immédiate d’un arbitre.
Si dans les 10 jours la créance reste incontestée une sentence en première instance sera prononcée dans les 20 jours.
Lors d’une contestation soudaine avant la sentence en première instance, l’arbitrage se poursuit à partir de III.art.3.d.§2, et le greffe désigne d’office un autre arbitre de la “Commission des créances contestées“. 
Le greffe peut refuser une demande incomplète et/ou imposer l’arbitrage classique depuis III,art.3.a).

V. Les frais

Les frais administratifs par dossier sont de max. 50 EUR (15 EUR si la demande est introduit par Internet).

a) Conciliation: Pour un litige financier les frais sont de maximum 100 EUR. Pour les autres litiges voir tarifs IV.b.

b) Expertise et Médiation: Les frais sont limités à la moitié de ceux de l’arbitrage (voir IV.c.).

c) Mini-arbitrage : dans l’Union européenne limité à 35 EUR et à 20 EUR par partie si plus de deux.

d) Arbitrage:

1. L’enregistrement de la demande et la désignation du Tribunal Arbitral coûtent par partie 75 EUR en première instance et 200 EUR en appel.
2. Les frais d'arbitrage (greffe & honoraires) sont de 100 EUR par heure (min.1h) avec un maximum en fonction de l'importance du litige (demande principale et éventuelle demande reconventionnelle) étant sur la:
   • 1ière tranche jusque 6.000 EUR : 10%
   • 2ième tranche de 6.000 jusque 12.000 EUR: 8%
   • 3ième tranche de 12.000 jusque 25.000 EUR: 6%
   • 4ième tranche de 25.000 jusque 125.000 EUR: 3 %
   • 5ième tranche de 125.000 jusque 250.000 EUR: 1,5 %
   • 6ième tranche de 250.000 jusque 625.000 EUR: 1%
   • 7ième tranche de 625.000 jusque 1.250.000 EUR: 0,5 %
   • 8ième tranche à partir de 1.250.000 EUR: 0,2 %
   Ces frais d’arbitrage ne sont pas redevables pour des créances non-contestées en première instance mais ils sont doublés en appel ou si le tribunal est composé de trois arbitres.
   
3. Les frais exceptionnels.
   Une indemnité pour les frais d’avocats est, sauf accord contraire, attribuée d’office et fixée à 400 EUR ou calculée comme par les tribunaux dans le pays d’exécution. Les frais notamment entre autres d’audiences, d’audition de témoins, comparution des parties, d'expertise, de visite des lieux, de traduction, de copies supplémentaires, de recherche, de corrections et de récusation ne sont pas inclus; ils sont évalués par le tribunal arbitral et mis à charge d'une ou de plusieurs parties. La partie la plus diligente doit les consigner au greffe. Si la valeur du litige ne peut être déterminée, il appartient au greffe de fixer le montant couvrant les frais.
   Dans le seul cas de l'arrêt de l'arbitrage en 1ière instance, avant que la composition du Tribunal Arbitral soit notifiée aux parties, les frais prévus sont réduits aux frais administratifs.

Tous les frais de déplacement et ceux causés par une dérogation au règlement sont aussi des frais exceptionnels. Les frais sont mentionnés hors taxes, impôts ou droits.

VI. Standard Dispute Rules

Sauf accord contraire entre les parties, l’Institut d’Arbitrage asbl de Bruxelles indique la commission ou la chambre d’arbitrage et le greffe qui organiseront et suivrons la procédure selon le règlement. Le greffe est le secrétariat d’une commission ou chambre d’arbitrage.

Le règlement peut en tous temps être modifié. Les modifications ne sont pas d'application pour une procédure déjà entamée ('lis pendenns'). La compétence d’interprétation des Standard Dispute Rules et de son application est attribuée à l’Institut d’Arbitrage asbl, Drève Sainte Anne 68b à 1020 Bruxelles.

En application à partir du 1 janvier 2008
© Dépôt légal 1998, 2001, 2004, 2006 & D/2007/6878/1